Rapportageproces drastisch versneld

Dankzij projectmanagementmethode Lean Six Sigma bracht de afdeling Toxicologie in 2010 de levertijd van rapportages terug van 185 naar 21 dagen.

Natuurlijk: in een zedenzaak of bij drugs in het verkeer is het zaak om zo snel mogelijk resultaten van bloed- en sporenonderzoek boven water te krijgen. De afdeling Toxicologie is zich daarvan bewust, maar de processen waren er niet naar. Wie een aanvraag indiende, moest voorheen gemiddeld 185 dagen op de rapportage wachten. Inmiddels heeft Toxicologie de levertijd kunnen terugbrengen naar 21 dagen. Hoe? Projectmanagementmethode Lean Six Sigma hielp een handje.

Simpele dingen

Lean Six Sigma is een methode waarmee organisaties of afdelingen hun processen efficiënter en effectiever maken. De methode dwingt je om alle stappen in je proces te bekijken. Het blijkt vaak dat iedereen een eigen werkwijze heeft, die misschien niet altijd de meest effectieve is. Lean Six Sigma helpt processen te structureren en alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.
Om de levertijd van rapportages terug te brengen, ging Toxicologie in twee fases met Lean Six Sigma aan de slag. Eerst werd over de hele afdeling gekeken waar een aanvraag het langst bleef liggen en -belangrijker- waar dat sneller kon. Plaatsvervangend afdelingshoofd Erik Tamminga: “Het zat soms in simpele dingen: een aanvraag die na binnenkomst een week lag te wachten op de intake. Een gewoonte die in de loop der jaren is ingesleten. Door dit soort ‘vertragingen’ eruit te halen, brachten we de levertijd al terug tot 54 dagen.”

Spoedgevallen

Na die eerste fase splitste Toxicologie het project op in twee deelgebieden: het rapportageproces en het analyseproces in het laboratorium. Tamminga: “Ook daar keken we weer: wat zijn de grootste knelpunten en hoe lossen we die op?”
Voor het rapportageproces is inmiddels een duidelijke standaard: als alle informatie beschikbaar is, moet de rapportage binnen zeven dagen af zijn. Tamminga: “Dat is goed haalbaar. In spoedgevallen zou het zelfs in drie of vier dagen kunnen, maar dan moeten andere zaken wijken.”
Het project om het laboratoriumproces te optimaliseren is nog niet helemaal afgerond. Tamminga: “Hier zijn we ook afhankelijk van derden. Als er bijvoorbeeld een apparaat kapot is, moet er een monteur komen. Voorheen was het niet erg als dat een paar dagen duurde, nu lopen we daardoor meteen achter de feiten aan. Een mogelijkheid zou kunnen zijn dat we meer apparatuur aanschaffen.”

Verrast

Van een halfjaar naar drie weken. Krijgen Tamminga en zijn collega’s daar positieve reacties op van klanten? Tamminga: “Aanvragers, bijvoorbeeld de politie, reageren wel verrast, “Oh, is de rapportage er nu al?”
Een terechte reactie? “Op zich wel, het blijkt echt veel sneller te kunnen. Maar er is altijd een spanningsveld tussen snelheid en kwaliteit. Té snel kan ten koste gaan van kwaliteit. Ik denk dat we met deze 21 dagen een goede balans hebben gevonden. Maar we blijven alert op nieuwe verbetermogelijkheden.”