Taskforce voor vlotte samenwerking

De Taskforce tegen Bureaucratie in de Keten doet precies wat de naam belooft: stroperigheid in de samenwerking tussen NFI, Openbaar Ministerie en politie opsporen en - waar mogelijk - wegnemen. Inmiddels zijn de eerste resultaten geboekt.

Het is Sjoukje Deelstra, hoofd van de afdeling Forensische Opsporing (politie Gelderland-Midden en -Zuid), en haar collega’s regelmatig overkomen. Je stuurt een bewijsstuk voor onderzoek naar het NFI en krijgt het per kerende post terug. “Waarom? Omdat er een sluitzegel van de politie is gebruikt en niet één van het NFI. Of een ander stempel dan officieel is voorgeschreven. De regeltjes worden dan veel te strikt toegepast. Welk sluitzegel precies wordt gebruikt maakt niet uit, zolang een bewijsstuk maar correct is verzegeld. Het middel zit het doel op dat moment in de weg, met bureaucratie tot gevolg. Dat is frustrerend. Het levert extra papierwerk op en intussen ligt het onderzoek stil.”

Achttien knelpunten

Het zijn precies dit soort knelpunten in de samenwerking tussen NFI, Openbaar Ministerie en Forensische Opsporing waarvoor de Taskforce tegen Bureaucratie in de Keten is opgericht. Sinds de eerste vijf bijeenkomsten van de Taskforce - een gezamenlijk initiatief van de Stuurgroep Levertijden, waarvan het NFI ook lid is - zijn er al achttien bureaucratische hindernissen geïnventariseerd. “Regels en processen zijn er niet voor niks”, zegt Cassandra Westerling, forensisch officier van justitie bij het regioparket Noord-Nederland en lid van de Taskforce. “Maar soms zijn ze niet meer van deze tijd. Of niet meer nodig. Daar willen we met deze groep kritisch naar kijken.”

Dat heeft tot een aantal ‘quick wins’ geleid waarvan de ketenpartners nu al profiteren. Zo is het niet langer vereist om een originele SIN-sticker (Sporen Identificatie Nummer) op het aanvraagformulier van sporenonderzoek te plakken. Voortaan kan op het formulier worden volstaan met een gekopieerde versie van de sticker. Op de stukken van overtuiging zelf moet uiteraard wél een originele SIN-sticker worden geplakt. Ook investeert het NFI in de communicatie, bijvoorbeeld door forensisch adviseurs bij de Front Desk te plaatsen. “Daar zit vaak het grootste knelpunt”, weet Westerling uit ervaring. “Als een foutieve aanvraag zonder verder bericht wordt teruggestuurd, leidt dat tot ergernis. Dan is het fijn als een forensisch adviseur even belt om te overleggen. Dan leidt tot begrip over en weer. En er kan een snelle oplossing worden gezocht.”

Eén aanvraagformulier

Andere tijdvreters zijn de vier formulieren rondom het aanvraagproces-verbaal die moeten worden ingevuld: de opdracht, de aanvraag, de sporenbijlage en het motivatieproces-verbaal. “Bij complexe onderzoeken of embargo-onderzoeken, waarin je geen cruciale informatie met de verdediging wilt delen, is dat logisch”, zegt Westerling. “Maar bij eenvoudige aanvragen - ongeveer 95 % van de gevallen - zou je kunnen volstaan met één aanvraagformulier waarin de motivatie wordt opgenomen. We kijken nu in hoeverre dit mogelijk is.”

Helaas zijn niet alle zaken op het wensenlijstje van de Taskforce even eenvoudig te realiseren. Soms vragen de wensen om een wetswijziging. Bijvoorbeeld als het gaat om de DNA-onderzoeken bij andere laboratoria die nu nog verplicht via het NFI lopen (hetgeen tijdverlies betekent). Of er is een flinke zak met geld voor nodig, zoals de aanpak van de ICT. “Veel van wat nu nog met papieren dossiers en formulieren gaat, zou je graag per computer willen doen. Dat scheelt veel tijd en gedoe”, zegt Westerling. “Denk aan de aansluiting van het Landelijk Sporen Volgsysteem op Promis, waardoor de forensische opsporing alle sporen kan volgen zonder telkens naar het NFI dan wel de FSO te hoeven bellen.”

De Taskforce zelf heeft helaas geen budget om dit soort wensen te verwezenlijken. Geen reden om bij de pakken neer te gaan zitten, vindt Westerling. “We hebben nu de kans om in gezamenlijkheid aan te geven wat er volgens ons moet gebeuren. De politiek moet dan maar beslissen of ze er geld voor over heeft.” De Taskforce, die maandelijks samenkomt, heeft afgesproken na een jaar de geboekte resultaten te evalueren.