Taskforce Bureaucratie reduceert rompslomp

Nieuwe afspraken namen in 2011 de stroperigheid weg in de samenwerking tussen NFI, Openbaar Ministerie en politie. Met dank aan de Taskforce tegen Bureaucratie in de Keten.

De Taskforce startte begin vorig jaar en bestond uit vertegenwoordigers van het Openbaar Ministerie (OM), de politie, het ministerie van Veiligheid en Justitie en medewerkers van het NFI. Het doel: bureaucratische hobbels in de werkprocessen wegnemen. Dat is gelukt, blijkt uit de evaluatie van de zestien verbetertrajecten. Enkele voorbeelden van nieuwe procesafspraken:

• Versoepeling van de regels voor het gebruik van sluitzegels op stukken van overtuiging. Welk sluitzegel precies wordt gebruikt maakt niet uit, zolang een bewijsstuk maar correct is verzegeld. Vroeger werden bewijsstukken met een fout zegel geretourneerd. De nieuwe regel scheelt papierwerk en dus tijd en geld.
• Vereenvoudiging van het aanvragen van DNA-onderzoek. Tot voor kort werden twee SIN (Sporen Identificatie Nummer)-stickers gevraagd: op het voor onderzoek aangeboden DNA-spoor en het bijbehorende NFI-aanvraagformulier. Voor het formulier volstaat voortaan een (gekopieerde) barcode.
• Inrichting van een helpdesk voor het oplossen van problemen in het aanvraagproces tussen het NFI en klanten. Met ingang van dit jaar lost de ‘FO-desk’ problemen bij een aanvraag direct op. Hierdoor voorkomt deze helpdesk onnodige vertraging.
• Minder administratieve rompslomp bij de aanvraag van een extern (forensisch) onderzoek. Na overleg met het Landelijk Overleg van Forensisch Officieren is besloten dat één motivatie proces-verbaal voldoende is om een extern forensisch onderzoek aan te vragen. In het verleden waren vaak meerdere processen-verbaal nodig voor een opdracht van het OM en de uiteindelijke aanvraag bij het NFI. Hiermee wordt de administratieve last voor de politie enorm gereduceerd. Het scheelt tenminste één formulier, maar in de praktijk vaak meerdere documenten, per aanvraag.

Niet alle punten op het wensenlijstje van de Taskforce waren even eenvoudig te realiseren. Sommige vragen om een wetswijziging, bijvoorbeeld als het gaat om de DNA-onderzoeken bij andere laboratoria die nu nog verplicht via het NFI lopen. Andere verbeterpunten vragen om een grote investering. Zoals de aanpak van de ICT, waarbij de systemen binnen OM, politie en NFI zo goed mogelijk op elkaar aansluiten. De Taskforce had geen budget om de trajecten te financieren; de verantwoordelijkheid voor de uitvoering lag bij de organisaties die meededen. In 2012 komt de Taskforce alleen nog samen wanneer de Stuurgroep, Politie, OM en NFI (voorheen Stuurgroep Levertijden) problemen constateert.